Unzureichende Einzeldatenaufzeichnung nach GoBD des Pro-Shop bei Nutzung der Rechnungserstellung

Hallo,

im Zusammenhang mit der direkten Übernahme von Bestellungen aus dem Siquandoshop in die X1 Auftragsverwaltung wurde bei der Umsetzung ein Mango offensichtlich.
Der Siquando-Pro Shop besitzt keine Einzeldatenaufzeichnung entsprechend der gesetzlichen Anforderungen nach GoBD bei der Bestellverwaltung bzw. Rechnungsstellung.
Das kann ein Problem darstellen, muss es aber nicht.

Um es mal genau zu erklären.
Nach den deutschen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen seit 1999, damals hieß es noch GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder kurz gesagt - Gib dem Prüfer deine Unterlagen) alle umsatzrelevanten Vorgänge als Einzeldatenaufzeichnung gespeichert werden. Dabei sind für jede Position unter anderem der VK-Preis ohne Rabatt und der rabattierte VK mit Einzelausweisung der Rabatte und MwSt. Berechnung pro Position zur Nachprüfung vorzuhalten.

Der Siquandoshop bzw. die Siquandorechnung beinhaltet diese wichtigen Informationen nicht.
Es wird lediglich ausgewiesen der Gesamtpreis Netto, der Gesamtpreis Brutto, der Gesamtrabatt und die Summe der jeweiligen MwSt.
Die einzelnen Rechnungspositionen werden nur mit ihrem Basispreis in der Rechnungszuordnung gespeichert.
Folglich fehlt für den Steuerprüfer jegliche Nachprüfbarkeit der MwSt.-Berechnung, was im steuerrechtlichen Sinne einen erheblichen Mangel darstellt.
Was das bedeutet, will ich hier nicht weiter ausführen.

Fazit und Abhilfe:
Wer nur die Rechnungen aus dem Siquandoshop für seine Buchführung einsetzt, sollte in seinem Shop nur Artikel mit dem gleichen MwSt.-Satz verwenden und keine Rabatte ermöglichen (weder Gutscheine, noch Kundenrabatte)
Nur dann ist die Nachprüfbarkeit nach GoBD möglich und auch nur dann, wenn der Prüfer ein gewisses Wohlwollen und Toleranz diesbezüglich mitbringt, denn es fehlen nach wie die besagten Details bei der Einzeldatenaufzeichnung.

Wem das zu viele "wenn´s und aber" sind, ist mit einer richtige Auftragsverwaltung als Ergänzung für die Rechnungsstellung für den Siquando-Shop gut beraten. Diese muß jedoch bei der Übernahme der Auftrage aus dem Siquandoshop für jeden einzelnen Buchungsdatensätze die Berechnung nachvollziehen und im Sinne der Gesetzgebung in der Auftragsdatenbank speichern.

Kannst Du das Manko bitte klipp und klar belegen??

Und vor allen Dingen: Wie lautet das Statement von Siquando zu dieser Angelegenheit?

Dieses Problem wird für jeden offensichtlich, der eine Bestellung per Mail aus seinem Shop erhält.
Die Bestellung enthält alle Daten, die zum einen als XML-File übermittelt werden und zum anderen über die Siqunado-API bereitstehen.
Übermittelt wird lediglich der Verkaufspreis und dann eine Rabattgesamtsumme, die zwar das Programm korrekt in Echtzeit ermittelt, aber die Berechnungsgrundlagen, also welcher Rabatt woher kommt und welcher Artikel rabattiert wird in keiner Weise mitgeliefert.
Somit ist die Berechnung nicht nachvollziehbar.

Den Vogel schießt dabei das kostenplichtige Zusatzmodul Rechnung als PDF ab. Hier wird eine PDF aus diesen Daten erzeugt und nur ein Pfad zum Speicherort der PDF-Datei in der Datenbank hinterlegt. Mehr macht das Modul nicht. Auch hier werden leider keine Details zur Nachvollziehbarkeit gespeichert.
Die dafür zuständige Tabelle sqp_shop_bill beinhaltet lediglich 6 Datenfelder die ausschließlich zur Identifizierung des Objektes, also der PDF-Rechnung dienen.
Es gibt nur eine Ausnahme: Wenn der Artikelsonderpreis genutzt wird. Dann wird der Ursprungspreis und der Sonderpreis übermittelt und steht zumindest auf der Bestellung, mehr aber auch nicht.

Hier mal 6 Bestellbeispiele anbei per Screenshot.

Bei den Bestellung 3-7 habe ich Rabatte genauso angewendet, wie der Shop es zulässt. Es ist bei jeder Bestellung ein weiterer Rabatt hinzugekommen.
Ab Bestellung 3 ist die Berechnung nicht mehr nachvollziehbar.
Wie gesagt berechnet ist alle richtig, jedoch zu welchem Preis ein Artikel tatsächlich verkauft wurde, ist nicht sofort und eindeutig anhand der bereitstehenden Daten für den Prüfer nachvollziehbar und genau das ist das eigentliche Problem.

Was sollte ich als Betreiber nun tun?
Auf jeden Fall nicht die Bestellungen 1:1 als Rechnung in die Buchführung übernehmen. Die Bestellung also nochmals mit den in der Shopbestellung ausgewiesenen Preisen als Rechnung erfassen und die vergebenen Rabatte in der Rechnung erneut ansetzen.
Am Ende muss es eine Bestellung und eine identische Rechnung dazu geben. Die Rechnung weist jedoch im Vergleich zur Shopbestellung alle Einzelpreise korrekt aus und speichert diese natürlich auch im System.
Für den Prüfer wird dann aus dem Fakturierungsprogramm eine sogenannte Datenträgerüberlassung erstellt, aus welcher die Verkaufspreisbildung eindeutig nachvollziehbar ist und alles ist zumindest dahingehend im grünen Bereich.

Schwieriges Thema, worauf ich nur hinweisen möchte.

Ich möchte noch einmal ausdrücklich betonen, dass der Siquando Pro Shop ein sehr gutes Produkt ist.
Es ist jedoch kein Programm zur Fakturierung und Buchführung, so auch die eindeutige Aussage seitens Siquando im letzten Herbst.
Eine zusätzliche Auftragsverwaltung ist daher immer erforderlich.

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